Manfaat Monitoring dan Evaluasi
Monitoring dan evaluasi merupakan bagian terpenting dalam suatu siklus pengelolaan program. seperti planning, actuating, dan organizing. Tujuan monev adalah untuk mengetahui tingkat pencapaian dan kesesuaian antara rencana yang telah ditetapkan dalam perencaan program dengan hasil yang dicapai melalui kegiatan dan/atau program secara berkala.. Apabila dalam pelaksanaan Monev ditemukan masalah atau penyimpangan, maka secara langsung dapat dilakukan bimbingan, saran-saran dan cara mengatasinya serta melaporkannya secara berkala kepada pemangku kepentingan (stakeholders).
Dengan demikian manfaat dari Monitoring dan Evaluasi adalah :
Mengetahui proses dan hasil terhadap penyelenggaraan program PNF
Alat manajemen untuk proses belajar dari pengalaman (belajar dari keberhasilan dan kegagalan)
Untuk membuat perencanaan dan melaksanakan rencana dengan lebih baik di masa mendatang.
Dapat diketahui berbagai hal yang berkaitan dengan tingkat pencapaian tujuan (keberhasilan), ketidakberhasilan, hambatan, tantangan, dan ancaman tertentu dalam mengelola program PNF
Sebagai alat untuk mengukur kemajuan dan pencapaian proyek/program.
Hasil Monitoring dan Evaluasi dapat digunakan sebagai
bahan untuk melaksanakan perbaikan program di masa yang akan datang.
media untuk pembelajaran dan pemikiran strategi bagi pemimpin dan staf serta stakeholder yang terlibat dalam program.
membantu organisasi untuk membuat keputusan sesuai dengan framework visi dan misi organisasi.
Pengertian Monitoring dan Evaluasi
Monitoring (pemantauan) adalah suatu proses untuk mengetahui pelaksanaan program yang sedang berjalan. Kegiatan monitoring dapat membantu meningkatkan kualitas program dan mengidentifikasii masalah-masalah yang harus diatasi guna mencapai tujuan program. Pada dasarnya monitoring merupakan salah satu bentuk pemantauan terhadap proses pelaksanaan program. Sehingga akan diketahuai kelemahan dan keunggulan dalam proses pelaksanaannya
Evaluasi adalah kegiatan yang dilakukan untuk menentukan pencapaian secara umum dari sebuah program. Kegiatan evaluasi dapat membantu mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan sebuah program untuk ditingkatkan dan diperbaiki di masa yang akan datang (memastikan bahwa program tersebut, apakah mencapai tujuan/keberhasilan program.) kegiatan evaluasi lebih menekankan proses penilaian terhadap kualitas kinerja lembaga dan performance pelaksanaan program baik yang berkaitan dengan kemampuan nara sumber, pengelola kegiatan ,peserta program, saran prasarana yang dibutuhkan untuk pelaksanaam program, biaya maupun out put program serta pengaruh program ada kelemahan, maka segera melakukan perbaikan terhadap program tersebut.
Perbedaan Monitoring dan Evaluasi Program
MONITORING
FREKWENSI
Terus menerus secara teratur: bulanan, triwulan, kuartal, tengah tahunan, dan tahunan selama program atau proyek beroperasi
KEGIATAN
Memantau kemajuan / proses kegiatan
Memperbaiki pelaksanaan kegiatan sehingga sesuai dengan yang direncanakan
mereview setiap kegiatan pada setiap tingkat implementasi
TUJUAN
Meningkatkan efisiensi
mengidentifikasi kemajuan, memperbaiki penyimpangan, dan memanfaatkan kekuatan.
MANFAAT
Sebagai bahan untuk perbaikan program yang sedang berjalan
METODE
Partisipatif di mana dalam pelaksanaannya melibatkan pengguna atau stakeholder program atau proyek dalam mengukur, mencatat, mengumpulkan data, memproses dan menyampaikan informasi kepada personil manajemen program dan anggota-anggotanya dalam pembuatan keputusan.
HASIL
Informasi dapat dijadikan basis untuk evaluasi
EVALUASI
FREKEWENSI
Pertengahan program atau setelah implementasi program (Tiap akhir program)
KEGIATAN
Menilai pencapaian keberhasilan program
memperbaiki program yang sedang berjalan dan di masa datang (lessons learned).
mempelajari pencapaian program, efektifitas, efisiensi
Menilai pencapaian keberhasilan program
memperbaiki program yang sedang berjalan dan di masa datang (lessons learned).
mempelajari pencapaian program, efektifitas, efisiensi
TUJUAN
Meningkatkan efektifitas, dampak, perencanaan program ke depan
MANFAAT
Sebagai bahan untuk perbaikan program di masa yang akan datang
METODE
Partisipatif dengan melibatkan semua stakeholder, mengumpul data, analisis dan evaluasi data, rekomendasi hasil
HASIL
Dipublikasi untuk akuntabilitas dan pengakuan sosial
Tahapan-tahapan Monitoring dan Evaluasi
Pelaksanaan monitoring dan evaluasi dilakukan berdasarkan prinsip-prinsip sebagai berikut:
1.Tujuan dan hasil yang diperoleh dari Monev jelas
2.Pelaksanaan Monev dilakukan secara objektif dan harus dilakukan oleh petugas yang memahami konsep, teori dan proses serta pengalaman dalam melaksanakan monev agar hasilnya sahih dan terandal
3.Pelaksanaannya dilakukan secara terbuka (transparan) sehingga dapat diketahui dan dilakukan oleh siapapun yang berkepentingan.
Cara yang dapat ditempuh melalui1.Partisipatif, artinya melibatkan berbagai pihak yang dipandang perlu dan berkepentingan secara proaktif
2.Akuntabel, artinya pelaksanaannya harus dapat dipertanggungjawabkan secara internal dan eksternal
3.komprehensif, yaitu mencakup seluruh objek agar dapat menggambarkan secara utuh kondisi dan situasi sasaran Monev
4.Tepat waktu, yaitu pelaksanaannya harus dilakukan sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan dan pada saat yang tepat agar tidak kehilangan momentum yang sedang terjadi
5.berkesinambungan, yaitu dilaksanakan secara berkala dan berkelanjutan
6.berbasis indikator keberhasilan
7.efektif dan efisien, artinya target Monev harus dicapai dengan menggunakan sumber daya yang ketersediaannya terbatas dan sesuai dengan yang direncanakan.
Beberapa hal penting yang harus dipersiapkan untuk monitoring dan evaluasi berupa:
Menentukan tim monitoring dan evaluasi yang mewakili stakeholder program terutama target group dari program atau proyek,
Menentukan hal-hal apa saja untuk dimonitor dan evaluasi (kegiatan, wilayah, dll).
Menentukan indikator untuk M&E. Lembaga harus mengacu pada indikator dan alat ukur indikator yang telah ditetapkan pada tahap perencanaan program
Membuat sistem pengumpulan data
Tabulasi data
Analisa data
Membuat laporan hasil monitoring dan evaluasi.
Ada beberapa tahap dalam merencanakan monitoring dan evaluasi yaitu:
1. Tahap perencanaan
Membuat perincian tujuan monitoring dan evaluasi
Menentukan batas-batas obyek atau hal-hal apa saja yang dimonitoring dan dievaluasi
Seleksi indikator dan standar yang mau digunakan
Pilih sumber informasi, susun prosedur, metode dan alat pengumpulan datanya
Tentukan anggaran, tenaga, dan waktu
2. Tahap Pelaksanaan
Mengumpulkan data dan informasi
Tabulasi dan analisa data
Presentasi dan laporkan temuan
Ambil tindakan yang tepat dari hasil temuan (rekomendasi temuan).
3. Tahap Penilaian
Putuskan apakah monitoring dan evaluasi akan dilanjutkan atau tidak untuk proses berikutnya.
Monev dilakukan terhadap kinerja lembaga PNF yang mencakup aspek teknis, administrasi dan pengelolaan kegiatan dan/atau program PNF tersebut. Monev yang dilakukan pada hakekatnya untuk mengukur kesesuaian pencapaian indikator keberhasilan atau target kerja yang ditetapkan dengan target yang dapat dicapai oleh lembaga PNF tersebut. Oleh sebab itu, indikator keberhasilan yang digunakan memiliki kriteria yang berlaku spesifik, jelas, relevan, dapat dicapai, dan dapat diukur secara obyektif serta fleksibel terhadap perubahan/penyesuaian.
Indikator keberhasilan atau pencapaian tujuan dapat dilihat dari:1.Penyelenggaraan:
a.Jumlah program makin meningkat dan bermutu
b.Jumlah mitra kerja yang mendukung penyelenggaraan program kegiatan bertambah.
c.Memiliki dukungan pendanaan yang memadai secara mandiri
d. Memiliki sarana dan prasarana yang memadai
e.Fungsi-fungsi organisasi berjalan dengan lancar
f.Partisipasi masyarakat sekitar dalam penyelenggaraan program semakin meningkat.
g.Kesesuaian antara program yang diselenggarakan dengan kebutuhan masyarakat setempat
2.Pengelolaan Pembelajaran/Pelatihan:
1)Proses pembelajaran/pelatihan berjalan dengan baik dan lancar.
2)Meningkatnya pengetahuan/wawasan, keterampilan, dan kemampuan warga belajar dalam mengelola sumber daya yang ada di lingkungannya untuk kepentingan hidup sehari-hari.
3)Meningkatnya kesadaran warga belajar dan masyarakat sekitar PKBM akan pentingnya pendidikan/keterampilan
4)Terbukanya kesempatan bagi warga belajar dalam mengelola usaha sebagai sumber mata pencaharian.
5)Meningkatnya pendapatan/kesejahteraan masyarakat setempat.
Senin, 04 Mei 2009
Perencanaan Program
Mengapa kita perlu merencanakan program dan apa manfaatnya bagi lembaga?
1.Untuk menjadi acuan lembaga selama pelaksanaan program.
Setiap lembaga memiliki keterbatasan, baik dalam hal dana, sumber daya manusia, sumber daya fisik, bahkan waktu. Keterbatasan sumber daya ini membuat lembaga tidak dapat melakukan semua kegiatan, maupun program yang diinginkan. Dengan melakukan perencanaan program, lembaga akan dapat mengalokasikan sumber dayanya yang terbatas untuk melakukan program prioritas yang akan membantu mewujudkan visi dan tujuan yang ingin dicapai oleh lembaga PNF.
2.Untuk menjadi acuan bagi pihak lain yang akan bekerja sama dengan lembaga.
Sepanjang keberlangsungan lembaga, dapat dipastikan bahwa lembaga selalu membutuhkan kerja sama dengan pihak lain. Kerja sama tersebut dapat berbentuk berbagi kegiatan maupun pemberian bantuan uang maupun sarana. Untuk memudahkan kerja sama antar lembaga, maka dibutuhkan perencanaan program yang jelas yang akan menjadi acuan bagi pihak-pihak yang bekerja sama untuk menjalankan kewajibannya. Pemberi bantuan dana juga dapat mengacu pada perencanaan program untuk meninjau seberapa besar kemampuannya untuk membantu lembaga. Ketika kerja sama sudah terlaksana, perencanaan program dapat dijadikan patokan untuk menilai kemajuan program.
Siapa saja yang perlu dilibatkan dalam perencanaan program?Ketika merencanakan program, ada beberapa pihak yang seharusnya terlibat dalam proses tersebut, yaitu:
1.Pimpinan, sebagai pengambil keputusan dalam lembaga dan penentu arah lembaga.
2.Pengelola, sebagai pengelola berbagai kegiatan lembaga.
3.Staf keuangan, sebagai pihak yang mengetahui kapasitas keuangan lembaga dan memahami teknis penyusunan rencana anggaran.
4.Staf lapangan, sebagai pelaksana langsung program di lapangan.
5.Wakil atau representasi dari kelompok sasaran. Mereka adalah stakeholder dalam program lembaga. Namun lembaga perlu berhati-hati ketika melakukan perencanaan bersama kelompok sasaran. Jangan membuat janji untuk melaksanakan berbagai program kepada kelompok sasaran. Bila janji tidak terpenuhi maka hal ini akan menjadi bumerang bagi lembaga.
Informasi apa saja yang dibutuhkan untuk perencanaan program?Sebagai bahan masukan bagi perencanaan program maka lembaga perlu mempertimbangkan berbagai informasi yang diperoleh dari proses analisa kebutuhan terkait dengan:
1.situasi internal lembaga, berupa:
visi, misi, tujuan, dan strategi lembaga
data mengenai kapasitas dan jumlah staf
data keuangan lembaga
2.situasi lingkungan dan permasalahan yang ada di sekitar lembaga berupa:
kebutuhan remaja
jumlah remaja
jumlah remaja yang ikut dalam program lembaga
jumlah lulusan
potensi ekonomi lokal.
Langkah-langkah melakukan perencanaan program
1.Melakukan identifikasi masalah dengan merujuk pada hasil analisa kebutuhan
Dari masalah utama yang dihadapi yaitu remaja drop out maka diperoleh beberapa masukan dari pihak yang terlibat seperti banyaknya remaja yang menganggur dan remaja yang terlibat narkoba serta kenakalan remaja
2.Menentukan prioritas masalah.
Dari ketiga masalah yang ada maka dapat ditetapkan bersama masalah yang menjadi prioritas yaitu menangani masalah remaja yang menganggur. Tentu saja hal ini ditentukan setelah kita melihat dampak yang yang diharapkan yaitu berkurangnya jumlah remaja putus sekolah. Tujuan yang ingin dicapai adalah mengurangi remaja yang menganggur, meningkatkan jumlah remaja yang memiliki keterampilan untuk bekerja serta bertambah luasnya jumlah lapangan pekerjaan
3.Menentukan alternatif penyelesaian masalah
Disini kita mulai menentukan jenis kegiatan apa yang ingin dilakukan yang sesuai dengan prioritas masalah.
4.Menentukan input yang dibutuhkan untuk pelaksanaan program.
Pertimbangkan input-input apa saja yang dibutuhkan untuk menjalankan program. Misalnya: sumber daya manusia, sumber dana, sarana pendukung dan lainnya.
6.Buat di tabel perencanaan
7.Tentukan jadwal pelaksanaan setiap kegiatan yang ada.
8.Tentukan jumlah orang (staff) yang dibutuhkan untuk melaksanakan seluruh kegiatan.
9.Tentukan rincian biaya dari tiap kegiatan yang telah direncanakan.
10.Buat tabel kegiatan
1.Untuk menjadi acuan lembaga selama pelaksanaan program.
Setiap lembaga memiliki keterbatasan, baik dalam hal dana, sumber daya manusia, sumber daya fisik, bahkan waktu. Keterbatasan sumber daya ini membuat lembaga tidak dapat melakukan semua kegiatan, maupun program yang diinginkan. Dengan melakukan perencanaan program, lembaga akan dapat mengalokasikan sumber dayanya yang terbatas untuk melakukan program prioritas yang akan membantu mewujudkan visi dan tujuan yang ingin dicapai oleh lembaga PNF.
2.Untuk menjadi acuan bagi pihak lain yang akan bekerja sama dengan lembaga.
Sepanjang keberlangsungan lembaga, dapat dipastikan bahwa lembaga selalu membutuhkan kerja sama dengan pihak lain. Kerja sama tersebut dapat berbentuk berbagi kegiatan maupun pemberian bantuan uang maupun sarana. Untuk memudahkan kerja sama antar lembaga, maka dibutuhkan perencanaan program yang jelas yang akan menjadi acuan bagi pihak-pihak yang bekerja sama untuk menjalankan kewajibannya. Pemberi bantuan dana juga dapat mengacu pada perencanaan program untuk meninjau seberapa besar kemampuannya untuk membantu lembaga. Ketika kerja sama sudah terlaksana, perencanaan program dapat dijadikan patokan untuk menilai kemajuan program.
Siapa saja yang perlu dilibatkan dalam perencanaan program?Ketika merencanakan program, ada beberapa pihak yang seharusnya terlibat dalam proses tersebut, yaitu:
1.Pimpinan, sebagai pengambil keputusan dalam lembaga dan penentu arah lembaga.
2.Pengelola, sebagai pengelola berbagai kegiatan lembaga.
3.Staf keuangan, sebagai pihak yang mengetahui kapasitas keuangan lembaga dan memahami teknis penyusunan rencana anggaran.
4.Staf lapangan, sebagai pelaksana langsung program di lapangan.
5.Wakil atau representasi dari kelompok sasaran. Mereka adalah stakeholder dalam program lembaga. Namun lembaga perlu berhati-hati ketika melakukan perencanaan bersama kelompok sasaran. Jangan membuat janji untuk melaksanakan berbagai program kepada kelompok sasaran. Bila janji tidak terpenuhi maka hal ini akan menjadi bumerang bagi lembaga.
Informasi apa saja yang dibutuhkan untuk perencanaan program?Sebagai bahan masukan bagi perencanaan program maka lembaga perlu mempertimbangkan berbagai informasi yang diperoleh dari proses analisa kebutuhan terkait dengan:
1.situasi internal lembaga, berupa:
visi, misi, tujuan, dan strategi lembaga
data mengenai kapasitas dan jumlah staf
data keuangan lembaga
2.situasi lingkungan dan permasalahan yang ada di sekitar lembaga berupa:
kebutuhan remaja
jumlah remaja
jumlah remaja yang ikut dalam program lembaga
jumlah lulusan
potensi ekonomi lokal.
Langkah-langkah melakukan perencanaan program
1.Melakukan identifikasi masalah dengan merujuk pada hasil analisa kebutuhan
Dari masalah utama yang dihadapi yaitu remaja drop out maka diperoleh beberapa masukan dari pihak yang terlibat seperti banyaknya remaja yang menganggur dan remaja yang terlibat narkoba serta kenakalan remaja
2.Menentukan prioritas masalah.
Dari ketiga masalah yang ada maka dapat ditetapkan bersama masalah yang menjadi prioritas yaitu menangani masalah remaja yang menganggur. Tentu saja hal ini ditentukan setelah kita melihat dampak yang yang diharapkan yaitu berkurangnya jumlah remaja putus sekolah. Tujuan yang ingin dicapai adalah mengurangi remaja yang menganggur, meningkatkan jumlah remaja yang memiliki keterampilan untuk bekerja serta bertambah luasnya jumlah lapangan pekerjaan
3.Menentukan alternatif penyelesaian masalah
Disini kita mulai menentukan jenis kegiatan apa yang ingin dilakukan yang sesuai dengan prioritas masalah.
4.Menentukan input yang dibutuhkan untuk pelaksanaan program.
Pertimbangkan input-input apa saja yang dibutuhkan untuk menjalankan program. Misalnya: sumber daya manusia, sumber dana, sarana pendukung dan lainnya.
6.Buat di tabel perencanaan
7.Tentukan jadwal pelaksanaan setiap kegiatan yang ada.
8.Tentukan jumlah orang (staff) yang dibutuhkan untuk melaksanakan seluruh kegiatan.
9.Tentukan rincian biaya dari tiap kegiatan yang telah direncanakan.
10.Buat tabel kegiatan
Langganan:
Postingan (Atom)
