Perencanaan Program

Mengapa kita perlu merencanakan program dan apa manfaatnya bagi lembaga?
1.Untuk menjadi acuan lembaga selama pelaksanaan program.
Setiap lembaga memiliki keterbatasan, baik dalam hal dana, sumber daya manusia, sumber daya fisik, bahkan waktu. Keterbatasan sumber daya ini membuat lembaga tidak dapat melakukan semua kegiatan, maupun program yang diinginkan. Dengan melakukan perencanaan program, lembaga akan dapat mengalokasikan sumber dayanya yang terbatas untuk melakukan program prioritas yang akan membantu mewujudkan visi dan tujuan yang ingin dicapai oleh lembaga PNF.

2.Untuk menjadi acuan bagi pihak lain yang akan bekerja sama dengan lembaga.
Sepanjang keberlangsungan lembaga, dapat dipastikan bahwa lembaga selalu membutuhkan kerja sama dengan pihak lain. Kerja sama tersebut dapat berbentuk berbagi kegiatan maupun pemberian bantuan uang maupun sarana. Untuk memudahkan kerja sama antar lembaga, maka dibutuhkan perencanaan program yang jelas yang akan menjadi acuan bagi pihak-pihak yang bekerja sama untuk menjalankan kewajibannya. Pemberi bantuan dana juga dapat mengacu pada perencanaan program untuk meninjau seberapa besar kemampuannya untuk membantu lembaga. Ketika kerja sama sudah terlaksana, perencanaan program dapat dijadikan patokan untuk menilai kemajuan program.

Siapa saja yang perlu dilibatkan dalam perencanaan program?Ketika merencanakan program, ada beberapa pihak yang seharusnya terlibat dalam proses tersebut, yaitu:
1.Pimpinan, sebagai pengambil keputusan dalam lembaga dan penentu arah lembaga.
2.Pengelola, sebagai pengelola berbagai kegiatan lembaga.
3.Staf keuangan, sebagai pihak yang mengetahui kapasitas keuangan lembaga dan memahami teknis penyusunan rencana anggaran.
4.Staf lapangan, sebagai pelaksana langsung program di lapangan.
5.Wakil atau representasi dari kelompok sasaran. Mereka adalah stakeholder dalam program lembaga. Namun lembaga perlu berhati-hati ketika melakukan perencanaan bersama kelompok sasaran. Jangan membuat janji untuk melaksanakan berbagai program kepada kelompok sasaran. Bila janji tidak terpenuhi maka hal ini akan menjadi bumerang bagi lembaga.

Informasi apa saja yang dibutuhkan untuk perencanaan program?Sebagai bahan masukan bagi perencanaan program maka lembaga perlu mempertimbangkan berbagai informasi yang diperoleh dari proses analisa kebutuhan terkait dengan:
1.situasi internal lembaga, berupa:
visi, misi, tujuan, dan strategi lembaga
data mengenai kapasitas dan jumlah staf
data keuangan lembaga
2.situasi lingkungan dan permasalahan yang ada di sekitar lembaga berupa:
kebutuhan remaja
jumlah remaja
jumlah remaja yang ikut dalam program lembaga
jumlah lulusan
potensi ekonomi lokal.

Langkah-langkah melakukan perencanaan program
1.Melakukan identifikasi masalah dengan merujuk pada hasil analisa kebutuhan
Dari masalah utama yang dihadapi yaitu remaja drop out maka diperoleh beberapa masukan dari pihak yang terlibat seperti banyaknya remaja yang menganggur dan remaja yang terlibat narkoba serta kenakalan remaja
2.Menentukan prioritas masalah.
Dari ketiga masalah yang ada maka dapat ditetapkan bersama masalah yang menjadi prioritas yaitu menangani masalah remaja yang menganggur. Tentu saja hal ini ditentukan setelah kita melihat dampak yang yang diharapkan yaitu berkurangnya jumlah remaja putus sekolah. Tujuan yang ingin dicapai adalah mengurangi remaja yang menganggur, meningkatkan jumlah remaja yang memiliki keterampilan untuk bekerja serta bertambah luasnya jumlah lapangan pekerjaan
3.Menentukan alternatif penyelesaian masalah
Disini kita mulai menentukan jenis kegiatan apa yang ingin dilakukan yang sesuai dengan prioritas masalah.
4.Menentukan input yang dibutuhkan untuk pelaksanaan program.
Pertimbangkan input-input apa saja yang dibutuhkan untuk menjalankan program. Misalnya: sumber daya manusia, sumber dana, sarana pendukung dan lainnya.
6.Buat di tabel perencanaan
7.Tentukan jadwal pelaksanaan setiap kegiatan yang ada.
8.Tentukan jumlah orang (staff) yang dibutuhkan untuk melaksanakan seluruh kegiatan.
9.Tentukan rincian biaya dari tiap kegiatan yang telah direncanakan.
10.Buat tabel kegiatan